コロナウイルスの影響による総会等の開催について

NPO法人の皆さん、特に3月に年度末を迎えた法人は、

これから理事会や総会が開かれる時期だと思います。

コロナウイルスの感染が広がっている今、

理事会や総会の対応策について解説します!

社員総会や理事会の開催は省略できません!!

特定非営利活動促進法(以下、法)第14条の2では、

毎年1回必ず社員総会を開催することが義務付けられています!

新型コロナウイルス感染症の影響を理由に省略することはできません...。

感染防止のための開催方法!!

方法を3つご紹介します。

① 書面表決での総会

必要最小限の人数で開催できます。

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(法第14条の7)
2 社員総会に出席しない社員は、書面で、又は委任状によって表決することができる。
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🔸注意点
定款に「書面による表決」(電磁的方法による表決)、「表決の委任」に関する規定が必要
 (例)【 (総会) ⇒ (表決権等) の条項】
  ● やむを得ない理由のために総会に出席できない正会員は、
   あらかじめ通知された事項について書面をもって表決し、
   又は他の正会員を代理人として表決を委任することができる。
  ● 前項の規定により表決した正会員は、
  (~省略~)総会に出席したものとみなす。
  ※書面以外に電磁的方法(電子メール等)による同意の意思表示を可能
   とする規定を置いている場合、『電子的方法』による意思表示が可能です。

議事録作成のために、「議長1人」と「議事録署名人」に必要な人数(定款に定めている人数)は実際に参集すること。

・提案される議題は丁寧な説明が必要

・議事録の出席者数には、内訳で表決方法別の人数を記載し、全体の出席者数に含める
 (例)社員総数○○名のうち、出席者○名(うち書面表決者○名、表決委任者○名)

 

🔸準備するもの(郵送、またはメール(※該当する法人)で)

・総会招集通知書(※下記の「ひな型ファイル」参照)
・表決書(※下記の「ひな型ファイル」参照)
・議案書類
・その他必要な書類

 

🔸参考

総会招集通知書と表決書のひな型
1203 (1).doc
Microsoft Word 31.5 KB

●掲載元:http://www.shizuokafund.org/training/covid19_support.html
●掲載者:公益財団法人ふじのくに未来財団

② オンライン会議システムを活用した総会

社員が実際に集まらずとも、IT・ネットワーク技術を活用することによって、社員総会を開催したものと認められます。

🔸注意点

・議事説明者のみならず、出席者が発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要

・総会の開催を前提としているため、開催日時と場所を設定する必要がある

・議事録の開催場所の項目には「オンライン会議システムによる開催」など、その旨が分かるように記載する

・議事録の出席者数には、内訳にオンライン会議システムによる出席者数を記載する
(例)社員総数○○名のうち、出席者○名(うち、オンライン会議システムによる出席者○名)

 

🔸準備するもの(郵送、またはメールで)

・総会招集通知書(※オンライン会議の参加方法を記載)
・議案書類等(オンラインで画面共有も可能だが、事前に送付しておくとスムーズ)

③ みなし総会

総会を集まらずに開催できます。

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(法第14条の9)※一部省略
社員の全員が書面又は電磁的記録(電子メール等)により同意の意思表示をしたときは、社員総会の決議があったものとみなす。
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🔸注意点

社員の全員が同意の意思表示をする必要がある

一人でも反対があったら議決できない

・会員数が多いところは大変

・連絡が取りにくい人がいるところは大変

・提案される議題は丁寧な説明が必要

議事録は必ず残すこと
 (※下記「みなし総会議事録ひな型」参照)

 

🔸準備するもの(郵送、またはメール(※該当する法人)で)
・通常総会 提案書(※下記「みなし総会提案書ひな型」参照)
・同意書(※下記「みなし総会同意書ひな型」参照)
・議案書類
・その他必要な書類

 

🔸参考 ※作成:浜松市市民協働センター

みなし総会「提案書」ひな型
minashi_sokai.docx
Microsoft Word 19.0 KB
みなし総会「同意書」ひな型
minashi_doisyo.docx
Microsoft Word 14.9 KB
みなし総会「議事録」ひな型
minashi_gijiroku.docx
Microsoft Word 16.4 KB

事業報告書の提出について(所轄庁:浜松市より)

新型コロナウイルスの感染拡大により、期限内の事業報告書等の提出が困難な場合は、提出期限前に市民協働・地域政策課までご相談ください。

【浜松市役所 市民部 市民協働・地域政策課】
〒430-8652 浜松市中区元城町103-2
TEL:
053-457-2094

【事業報告書等の提出期限】
・事業年度が平成31年1月~令和元年12月までの法人・・・令和2年4月7日(火曜日)
・事業年度が平成31年2月~令和2年1月までの法人・・・・・令和2年5月7日(木曜日)
・事業年度が平成31年3月~令和2年2月までの法人・・・・・令和2年6月8日(月曜日)
・事業年度が平成31年4月~令和2年3月までの法人・・・・・令和2年7月7日(火曜日)

内閣府NPOホームページより

●新型コロナウイルス感染症に関連した情報(NPO法人向け)
 https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus

いつでもお気軽にご相談ください!

浜松市市民協働センターでは、NPO団体の運営相談等、を受け付けています。

相談は無料です。お気軽にご相談ください。

※コロナウイルスの影響により、当面の間【メール、電話、オンライン(ビデオ通話)】にて対応させていただきます。

【ー 申込方法 ー】
◆メール相談
 いつでもご連絡ください。
 kyoudou2@machien-hamamatsu.jp

◆お電話、オンライン(ビデオ通話) 相談
 事前にご予約をお願いします。
 (申込フォーム) https://forms.gle/DCqSq7HSLxxXHpMu5

浜松市市民協働センター
開館時間:9:00~21:30
休館日:
 年末年始(12/29~1/3)
施設に駐車場はありません。近隣の有料駐車場または公共交通機関をご利用ください。

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